MODELLO ANTIMO D'ANDREA: guida al catering per aziende

Chiamarlo "modello" non è un vezzo.
È il modo più preciso che abbiamo trovato per descrivere qualcosa che non abbiamo scritto a tavolino, ma costruito servizio dopo servizio, correggendo quello che non funzionava, per più di quarantacinque anni. Questa guida raccoglie quel metodo, dal primo contatto fino al giorno dell'evento.

Un'azienda nata da una valigia di cartone

Alla fine degli anni Settanta, in Italia, la parola "catering" quasi non esisteva. Chi l'ha portata in famiglia l'ha vista in Inghilterra, dove si era sposato: tornato in Italia, lui e il fratello arrivavano da un paesotto, con una valigia di cartone, e lavoravano come lavapiatti negli hotel: uno più vicino al bar, l'altro alla cucina. Da lì è partita l'idea, e i primi eventi si facevano chiedendo in prestito i vassoi al direttore dell'hotel per un'ora, cucinando in casa, utilizzando il servizio di piatti del corredo matrimoniale. Pochi eventi, piccoli, per anni: cinque persone, venti persone.

Non esisteva letteralmente nulla su cui appoggiarsi. Le bottiglie si raffreddavano avvolgendole in sacchi di juta, quelli delle patate, messi di costa dentro una vasca piena di ghiaccio, e restavano fredde anche due giorni. I bicchieri si lavavano e trasportavano a mano, uno alla volta, dentro casse di legno foderate: il cestello che oggi permette di lavarli, trasportarli e sistemarli sullo scaffale senza mai toccarli con le mani sembrava fantascienza. Giravano l'Italia intera con i camper, dormendo fuori casa anche per giorni, comprando quello che serviva strada facendo. Era un mestiere che si inventava da solo, un problema alla volta, la stessa attitudine che, in forma molto più organizzata, guida ancora oggi ogni scelta di processo raccontata in questa guida.

Poi arriva il 1983. La Rai commissiona un evento per 800 persone, per l'inaugurazione di una rivista di moda. Il problema è che non esisteva ancora nulla su cui appoggiarsi anche sul fronte commerciale: nemmeno il noleggio di piatti e forni era una cosa consolidata. Ci è voluto un anno di trattative solo per ottenere credito dai fornitori (piatti, posate, forni, tutto quello che serviva) con un accordo verbale: tu mi dai il materiale, io faccio l'evento, incasso e ti pago. È andata così. E quella sera, invece di 800 persone, si sono presentate il doppio: 1.600. Hanno lavorato tutti (zii, nipoti, figli, nonni) pur di farcela. La Rai, alla fine, non solo ha riconosciuto tutte le persone in più: ha anche regalato loro l'intero tovagliato comprato per l'occasione, perché erano rimasti così soddisfatti del servizio.

Da quell'evento sono arrivati i primi fondi veri, i primi magazzini in affitto con una piccola cella frigo. La crescita è stata lenta e complicata: nel 1998 un anno difficile, con l'azienda in flessione per un locale a Milano che si era rivelato troppo impegnativo da sostenere. C'è ancora un tavolo, da qualche parte, con su scritta la data, il 7 maggio 1998, il giorno in cui la famiglia si è guardata in faccia e ha deciso di riprovarci. Hanno sanato i debiti, l'azienda ha ricominciato a crescere, e nel 2004 è arrivato il passo più rischioso: comprare un impianto di produzione proprio, per non dipendere più dai fornitori esterni: un investimento "più lungo della gamba", come lo definiscono ancora oggi, ma che nel tempo si è ripagato in qualità e margini, oltre che nel costo per prodotto.

Nel 2008 è arrivato il delivery: un'altra battaglia, perché in pochi ci credevano, dentro e fuori l'azienda. Lo hanno perfezionato un problema alla volta, e oggi vale un quarto del fatturato. Il filo che tiene insieme tutta questa storia è sempre lo stesso: risolvere le cose prima che diventino un problema visibile al cliente: un principio che, quarantacinque anni dopo, guida ancora ogni scelta operativa che raccontiamo in questa guida.

Delivery o personale: la prima scelta

La prima domanda da farsi, davanti a un meeting o un pranzo di lavoro, è se serva un servizio che resta sul posto o un ordine che arriva già pronto. Nel catering con personale, se qualcosa va sistemato durante il servizio, c'è chi interviene: un vassoio da sistemare, una decorazione da completare, il buffet da adattare a un flusso di ospiti diverso da quello previsto. Nel delivery no, ed è proprio questa la sua natura, non un suo limite: il prodotto è confezionato e pensato per funzionare da solo, dalla consegna al consumo, senza bisogno di nessuno che lo corregga.

Non sono due livelli della stessa cosa, sono due strumenti diversi, e si vede anche da come si attivano: il delivery si ordina online, dal catalogo, in autonomia: indichi cosa ti serve, quando e dove, e paghi al checkout. Il catering con personale, invece, nasce da un preventivo costruito su misura, con una squadra che allestisce, rifornisce e assiste per tutta la durata. Il dettaglio che fa davvero la differenza tra i due (confezionamento, fasce orarie, come vengono calcolate le quantità quando ordini da solo) lo trovi nell'articolo dedicato al delivery aziendale, mentre il confronto punto per punto tra le due formule, con le domande da farsi prima di scegliere, è nell'articolo su delivery o catering con personale.

Come lavoriamo, e come riconoscere chi lavora bene

Dietro un servizio che sembra semplice c'è un processo che parte giorni prima: si raccolgono le informazioni, si manda più di un preventivo (mai uno solo e chiuso) e alla conferma il lavoro si divide subito in due binari, logistica e produzione. Un sistema interno segnala con un codice colore l'avanzamento di ogni articolo, verde quando è pronto, rosso quando manca ancora qualcosa, e un ultimo controllo lo fa sempre chi carica il furgone, prima che parta. È lo stesso motivo per cui, quando qualcosa cambia all'ultimo, riusciamo a riorganizzare la giornata senza che il cliente se ne accorga: la struttura è già lì, pronta ad assorbire il cambiamento, non viene inventata sul momento.

Il percorso completo, dal primo contatto al rientro in magazzino, è nell'articolo su come funziona un servizio catering.

Questo è anche il primo criterio per riconoscere un fornitore serio da uno improvvisato. A Milano ci sono più di cinquecento realtà che fanno catering, ma meno di dieci sono strutturate davvero per il catering aziendale ricorrente: un mondo a parte rispetto a cerimonie ed eventi privati, con volumi, continuità e standard diversi. Un buon fornitore si riconosce dalle domande che fa prima di proporre qualcosa, dalla chiarezza del preventivo (cosa è incluso, cosa no) e da come racconta un imprevisto gestito in passato, non solo dal menu o dal prezzo più basso.

Li trovi tutti, con qualche esempio in più, nell'articolo su come scegliere un catering aziendale.

Uno dei cambiamenti più importanti nella storia dell'azienda è stato proprio in questa direzione. Fino a un certo punto, ogni cliente aveva il proprio menu scritto su misura, con centinaia di articoli diversi in lavorazione contemporaneamente: funzionava, ma teneva solo finché i volumi restavano piccoli. Il passaggio a un catalogo di menù pianificato (mensile, poi stagionale) ha cambiato il primo vero asset dell'azienda: ha reso l'approvvigionamento prevedibile, la produzione bilanciata, e ha liberato le energie che prima si perdevano nel gestire un'infinità di varianti uniche. Non è stata una scelta indolore (chi lavorava in azienda da più tempo aveva le proprie certezze) ma è il tipo di standardizzazione che, paradossalmente, permette oggi più flessibilità reale di quanta ce ne fosse quando ogni menu era diverso.

Organizzare bene, prima ancora di iniziare

La parte più sottovalutata di un evento aziendale non è il cibo: è tutto quello che va deciso prima che il cibo arrivi. Tre cose, in particolare, fanno più danni delle altre se lasciate al caso.

La prima sono le quantità, che non dipendono solo dal numero di ospiti. Cinquanta persone a un coffee break non mangiano come cinquanta persone a un aperitivo serale, e un buon assortimento riduce gli sprechi più di quanto si pensi: quattro vassoi diversi, invece di uno solo, permettono di dare a tutti qualcosa che possano mangiare (chi non prende il tonno avrà comunque altro) e quattro vassoi ben assortiti possono coprire fino a un centinaio di porzioni tra panini e finger food, con molti meno imballaggi da smaltire rispetto a decine di monoporzioni singole. Il dettaglio completo, incluso cosa fare con le variazioni dell'ultimo minuto, è nell'articolo su quanto cibo serve per un buffet.

La seconda è la location, che pesa sull'organizzazione prima ancora che sul menu: un punto di carico e scarico assente, o trenta metri di troppo tra la sala e l'office, si traducono direttamente in più personale necessario. Ne parliamo nel dettaglio, con le domande giuste da farsi prima di un sopralluogo, nell'articolo su come la location incide sul catering.

La terza è avere un referente reperibile al momento della consegna: un punto che sembra ovvio e non lo è mai abbastanza. Capita ancora, con le consegne aziendali, quello che con i pacchi online lasciati in cortile perché non risponde nessuno: il corriere aspetta, e dieci-quindici minuti persi su una consegna diventano un ritardo su tutte quelle dopo, specialmente in una giornata con otto o nove consegne in fila. Questo e gli altri dati che servono per un preventivo preciso (senza dover diventare un event manager per un giorno) sono nella checklist per organizzare un evento aziendale.

Anche una voce apparentemente banale come l'acqua racconta bene quanto conta l'esperienza in questi calcoli. La regola empirica, in un pranzo di lavoro, è di circa sette bottiglie ogni dieci persone. Ma un matrimonio a quaranta gradi all'ombra non consuma come un pranzo in ufficio a ottobre: lo stesso evento, con lo stesso numero di invitati, può richiedere il doppio delle bottiglie previste, o molte meno, se la giornata è fresca e breve. Calibrare questo tipo di margine senza sprecare né rischiare di restare a corto è un lavoro che si impara con anni di eventi alle spalle, non con una formula fissa applicata a freddo.

Il giorno del servizio

Una volta che l'organizzazione è a posto, restano le cose che si vedono davvero: come si beve il caffè, cosa c'è sul buffet, quanto tempo si perde in fila.

Il coffee break è, paradossalmente, la richiesta che sembra più semplice e che nasconde più variabili: una quindicina di elementi diversi solo per il caffè (macchina, miscele, tazzine, zucchero) più tutte le varianti con cui ogni persona lo chiede, corto, lungo, macchiato. Ne parliamo, con i tempi e gli spazi giusti per farlo funzionare anche su numeri importanti, nell'articolo sul coffee break aziendale.

Il menu, invece, si gioca tutto sull'equilibrio tra estetica, qualità e comfort: quando uno dei tre manca, anche un piatto bellissimo diventa un problema. Non è una regola nuova: in azienda la ricordano ancora da quando le torte a più piani si montavano dal vivo, sul posto, davanti al tavolo del matrimonio, con tanto di crema montata e frutta tagliata all'ultimo, finché un cane entrato da una porta lasciata aperta non se n'è mangiata una intera, e la settimana dopo una pentola di riso non è caduta dentro un'altra durante il trasporto, in un camion frigo. Da lì la regola è cambiata definitivamente: le preparazioni delicate si risolvono prima, in laboratorio, non si lasciano al margine d'errore dell'ultimo minuto in location. È la stessa logica che oggi guida ogni scelta di menu, raccontata con esempi più recenti nell'articolo sul menu per eventi aziendali.

E infine il buffet, che funziona quando l'ospite non deve pensare a come usarlo: niente code se il percorso è pensato bene, se le bevande sono separate dal cibo, se il menu stesso è progettato per essere mangiato con la sola forchetta. Il resto (disposizione dei tavoli, quanti punti servono, come si evitano gli imprevisti) è nell'articolo sul buffet aziendale senza code.

Contesti diversi: meeting, fiere, eventi istituzionali

Uno stesso principio (organizzare prima, non improvvisare durante) cambia completamente forma a seconda del contesto. In un meeting, la variabile è il tempo: la scaletta slitta, il menu deve funzionare comunque. In fiera, è l'affluenza: raramente coincide con gli inviti mandati, ed è per questo che spesso conviene rifornire lo stand su chiamata invece di caricarlo tutto fin dall'apertura. In un evento istituzionale, è il protocollo: il cerimoniere decide dove siede ciascuno, e la lista degli ospiti può cambiare fino a pochi minuti prima.

Negli anni questo metodo ha funzionato su contesti molto diversi tra loro, alcuni piuttosto esigenti. Una delle serate che si raccontano ancora oggi è una cena per duecento persone, organizzata attorno a un unico tavolo ovale a semicerchio, con le telecamere puntate: tra gli invitati, dieci premi Nobel. Quel giorno il fiorista incaricato non si è presentato (ha saltato l'evento senza preavviso) lasciando dieci telecamere puntate su un tavolo senza centrotavola. La soluzione è stata raccogliere foglie e rami in un campo lì vicino, in autunno, sfruttando i colori naturali della stagione, e comporre un centrotavola sul momento, a costo zero. È finito in televisione. Durante le premiazioni, il presidente della Provincia ha chiamato pubblicamente l'azienda per riconoscerne il lavoro: una telefonata inaspettata che, raccontano, ha spaventato più di quanto abbia entusiasmato in quel momento, salvo poi diventare uno dei ricordi più belli dell'attività.

È un aneddoto, ma dice qualcosa di preciso sul modello: in un evento istituzionale il margine per l'improvvisazione visibile è quasi zero (c'è un protocollo, ci sono telecamere, ci sono ospiti che non si possono permettere un errore) eppure il modo in cui si risponde a un imprevisto reale, quando capita, resta lo stesso di sempre: usare quello che c'è, risolvere in fretta, e non far percepire il problema a chi guarda.

Molti dei rapporti più importanti nati in questi contesti non si esauriscono in un singolo evento, ma durano decenni. Uno dei legami più duraturi è quello con l'Università Bicocca, fin dai tempi del suo fondatore, che era solito fermarsi a chiacchierare per interi pomeriggi. Non è raro, ancora oggi, incontrare un cliente nuovo che ricorda quel rapporto da venticinque anni prima, semplicemente perché ha attraversato lo stesso ambiente universitario in un altro ruolo. In un mondo di eventi istituzionali dove il passaparola pesa più di qualunque campagna, è spesso proprio questo tipo di continuità (non un singolo evento spettacolare) a portare il cliente successivo.

Le differenze operative tra i tre contesti, con qualche esempio pratico in più, sono nell'articolo su catering per meeting, fiere ed eventi aziendali e in quello dedicato agli eventi istituzionali.

Quello che non cambia mai

Un quarto di secolo dopo il tavolo con la data del 1998, l'azienda porta a termine oltre 1.600 servizi ogni anno, con un catalogo di circa 9.000 articoli e un delivery che vale un quarto del fatturato: numeri che raccontano una crescita, ma che da soli non spiegano niente se non si capisce da dove vengono, ovvero da un metodo applicato con la stessa ostinazione su un evento da venti persone e su uno da milleseicento.

Delivery o personale, un coffee break o una cena per quattrocento persone: cambia la formula, non il principio. L'ospite non deve pensare a come funziona il servizio. Deve solo viverlo. È lo stesso criterio con cui è partita questa azienda nel 1983, con un furgone e un accordo verbale con i fornitori: la complessità va risolta prima, non scoperta durante l'evento.

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